Een HR-platform opzetten voor de eerste keer? Deze stappen moet je nemen!

Leidt het tot irritatie dat alle HR-regelingen en arbeidsvoorwaarden in verschillende mappen staan of in één lang document? Raken medewerkers het overzicht kwijt en stellen ze daardoor veel vragen via e-mail of persoonlijk? Voor veel medewerkers is het onduidelijk waar ze informatie kunnen vinden en vooral waar ze de meest recente versie van een regeling kunnen bekijken. Veel organisaties hebben geen intranet en al hun documenten staan dus verspreid over allerlei drives (Teams, OneDrive etc.). Met een goed HR-platform kan je deze irritaties wegnemen bij de werknemers van je organisatie, echter waar moet je beginnen? Hieronder geven we je een aantal tips waar je aan moet denken! Hieronder plaatsen we alvast alle stappen, voor meer informatie lees vooral verder!

1. Formuleer duidelijke doelen
2. Voer een audit uit
3. Betrek de organisatie vroeg
4. Bepaal structuur en functionaliteit
5. Kies technologie vanuit de gebruiker
6. Maak een realistisch projectplan
7. Start klein met content en migratie
8. Ontwerp vanuit de medewerker
9. Organiseer een zichtbare lancering
10. Stuur op gebruik en blijf verbeteren

1. Formuleer de juist doelen

Veel mensen hebben de nijging om direct te starten met het implementeren van hun plannen. Het is een tip die in bijna elk plan voor komt en dat is niet zonder reden: zonder stabiele basis kunnen er op de lange termijn problemen ontstaan over de richting van het project. Stel 3 tot 5 doelen op die je wilt bereiken, zodoende kan je bijsturen waar nodig. Zorg ook dat bij deze doelen duidelijke KPI’s staan. Voorbeelden van doelen kunnen zijn:

• Gemakkelijkere toegang creëren tot HR-documenten.
• Minder e-mails naar HR met vragen die medewerkers zelf kunnen oplossen.
• Hogere interactie met Selfservice tools.
• Hogere betrokkenheid van medewerkers bij de organisatiecultuur.

Daarnaast is het ook goed om al na te denken over welke HR-processen je primair wilt ondersteunen door middel van het HR-platform. Denk aan Learning & Development, verzuim, instroom/uitstroom etc.

2. Doe een audit

Voordat je begint met het opzetten van een HR-platform moet je eerst weten wat je al hebt. Inventariseer alle huidige HR-kanalen die je wilt gaan samenvoegen in het platform (e-mail, Teams/Slack, HR-systemen, Drives, papieren stromingen). Hetzelfde doe je met je content wat op deze platformen staat. Hierbij is het ook belangrijk dat je al nadenkt over de indeling van het platform op tag-niveau. Hoe wil je je bestaande content, wat nog verspreid staat, gaan categoriseren. Om tijd te besparen later in dit traject raden we aan om in deze fase hier al mee aan de slag te gaan.

Daarnaast moet je in deze fase ook in kaart brengen waar medewerkers tegenaan lopen in de HR-pipeline. Spreek met leidinggevenden en geef hun de taak om te inventariseren waar men tegen aanloopt. Een andere optie kan zijn om een vragenlijst in te sturen, echter hierbij loop je het risico dat deze niet ingevuld wordt.

3. Betrek de organisatie vroeg

Hiermee gaan we eigenlijk verder op de laatste alinea, het vragen aan de medewerkers wat zij momenteel missen of wat hen frustreert.

• Richt een projectteam op met alle relevante afdelingen (HR, ICT, Communicatie en de belangrijkste stakeholders in de organisatie).
• Organiseer korte interviews of mini vragenlijsten om behoeften op te halen per doelgroep.
• Gebruik de output van de bovenstaande input om prioriteiten te stellen: wat moet in versie 1 en wat kan later?

4. Bepaal structuur en functionaliteit van het HR-platform

Gebaseerd op de doelen die gesteld zijn bij stap 1 bepaal je de structuur van je platform. Hiermee wordt de informatie architectuur bedoeld. Dit kan je vergelijken met het ‘Header’ menu bovenaan een website. Begin simpel en met je belangrijkste onderwerpen, denk aan: nieuws, mensen, formulieren, beleid, tools etc. De namen hiervan kunnen aangepast worden om meer in lijn te staan met het bedrijfsimago.

Het is hier wel van belang om je ‘must-haves’ te scheiden van je ‘nice-to-haves’. Probeer niet alles in één keer te implementeren, neem het stap voor stap. Binnen deze stap raden we ook aan om al te noteren wie welke rechten krijgt binnen het systeem. Wie kan enkel lezen, wie kan toevoegen en wie kan bewerken.

5. Denk aan de gebruiker bij je technologiekeuzes

Dat een technologie het meest geavanceerd is, betekent niet dat het ook de beste keuze is. Aan de hand van je doelen uit stap 1 en je audit uit stap 2 kies je je technologie uit. Welke content heb je en met welk doel wil je dit inzetten? Vertaal je doelen en content‑audit naar functionele eisen: zoekfunctionaliteit, mobiele toegang, integraties (HRIS, payroll, LMS), SSO en meertaligheid.

Gebruiksvriendelijkheid is wellicht het allerbelangrijkste. Je systeem kan perfect ingericht zijn, maar als de medewerkers het niet gebruiksvriendelijk vinden dan gaan ze het niet gebruiken. Mocht je niet de mogelijkheid hebben om dit intern op te zetten en dus geforceerd bent om naar een externe partij te stappen, vraag bij de externe partij dan referentiecasussen op en leg deze voor aan het projectteam. Zodoende kunnen zij dit meenemen naar hun respectievelijke afdelingen.

6. Een realistisch projectplan

Werk in duidelijke fasen, dit maakt rapportage naar interne stakeholders gemakkelijker, een voorbeeld van duidelijke fasen kan zijn:

1. Initiatie (doelen en scope);
2. Planning (taken, budget en algehele planning);
3. Implementatie (configuratie, content en audit vervolg);
4. Testing;
5. Live;
6. Feedback verzamelen en terug naar stap 3.

Zorg ervoor dat je tijd inplant voor mogelijke onvoorziene omstandigheden. Binnen dezes fases is het ook verstandig om met mijlpalen te werken om binnen de fases zelf progressie bij te houden. Daarnaast raden we ook aan om, binnen het projectteam, mensen eigenaarschap te laten pakken op bepaalde implementaties/fases. Dit helpt met draagvlak te creëren!

7. Start klein met content en migratie van documenten

Wanneer stap 1 en 2 uit het realistische projectplan gedaan zijn, wordt het tijd om de eerste content live te zetten. In de ogen van de werknemers is dit het enige wat relevant is, want dat is het enige waarmee ze interacteren.

Begin met de belangrijkste informatie, zoals beleid, het personeelshandboek, formulieren, contactgegevens en de FAQ. Verplaats de inhoud daarna stap voor stap: eerst de documenten met de meeste impact en vervolgens minder gebruikte documenten en het archief, zodat zowel jij als de gebruikers niet worden overbelast. Ruim tijdens de migratie ook actief op door verouderde documenten te verwijderen, vergelijkbare informatie samen te voegen en duidelijke afspraken te maken over versiebeheer.

8. Ontwerp voor de medewerker

Dit gaat bij veel organisaties fout: ze richten hun HR-platform in op de informatie die ze willen verzenden, niet op de medewerker naar wie ze verzenden. We hebben het al eerder aangehaald, maar het is essentieel dat de medewerker het HR-platform makkelijk kunnen gebruiken.

Zorg dat medewerkers via het intranet direct acties kunnen uitvoeren zoals verlof aanvragen, declaraties indienen of gegevens wijzigen. Richt dashboards in op rol, locatie of projectfase zodat zij alleen relevante informatie zien. Zorg dat het platform goed werkt op de telefoon zodat het ook remote toegankelijk blijft.

9. Plan een goed zichtbare lanceringscampagne

Wanneer je je HR-platform wilt gaan lanceren is het handig dat de medewerkers ook weten dat deze er komt. Zet een duidelijke, organisatie brede campagne op via o.a. mail, je ‘oude’ intranet of zelfs een promotievideo. Zorg ook alvast dat binnen deze fase workshops of e-learnings opgezet worden over hoe het platform gebruikt moet worden, zo voorkom je vragen later in het traject.

10. Stuur actief op acceptatie en zet om naar implementatie

Verandermanagement is een term waar menig HR-professional bekend mee is. Verschillend per organisatie zullen er een X aantal medewerkers zijn die moeite hebben met systeemveranderingen. Opmerking als ‘maar dat is wat ik ken’ en ‘ik vond die vorige fijner’ gaan al snel door een organisatie heen en beïnvloeden ook anderen.

Plan vaste evaluatiemomenten in om te kijken hoe gebruikersgedrag en tickets mogelijke verbeteringen kunnen indiceren. Gebruik feedbackloops zoals korte vragenlijsten, like- of reactiemogelijkheden en een verbeterknop op pagina’s. Test nieuwe functies eerst met een kleine groep power users uit HR en de organisatie. Blijf het platform positioneren als het centrale punt voor HR-informatie en selfservice zodat er geen wildgroei ontstaat aan losse sites en tools.

BRON: Wikipedia