Kerstpakket en werkkostenregeling belastingsvrij
Een kerstpakket voor je personeel is belastingvrij zolang je het vooraf aanwijst als eindheffingsloon en het past binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In 2026 is die vrije ruimte 2 procent over de eerste 400.000 euro van je fiscale loonsom en 1,18 procent over het deel daarboven. Ga je eroverheen, dan betaal je 80 procent eindheffing. Omdat de vrije ruimte op 31 december vervalt, is november het moment voor werkgevers in Friesland, Groningen en Drenthe om de balans op te maken.
Hoe het kerstpakket in de werkkostenregeling valt
Voor de Belastingdienst is een kerstpakket gewoon loon. Via de werkkostenregeling kun je het toch onbelast geven door het onder te brengen in de vrije ruimte. Ondernemersplein noemt het kerstpakket daarom in één adem met een sportabonnement en een fiets als extra's die je binnen de vrije ruimte kunt geven. Voorwaarde is dat je het pakket aanwijst als eindheffingsloon en dat moet gebeuren vóór het moment van geven. Dat kan bijvoorbeeld in je administratie, een personeelshandboek, een e-mail aan je medewerkers of de cao. Doe je dat niet, dan ziet de Belastingdienst het pakket als loon van de werknemer.
Zo bereken je hoeveel ruimte je nog hebt
De vrije ruimte reken je uit over de totale fiscale loonsom van al je medewerkers samen. Volgens Rijksoverheid geldt over de eerste 400.000 euro een percentage van 2 procent en over het loon daarboven 1,18 procent. Een mkb-bedrijf in Drenthe met een loonsom van 1 miljoen euro heeft in 2026 dus 15.080 euro vrije ruimte: 8.000 euro over de eerste schijf en 7.080 euro over de resterende 600.000 euro.
Trek daar eerst af wat je dit jaar al uit de vrije ruimte hebt betaald, zoals een personeelsfeest, cadeaubonnen of sportabonnementen. Wat overblijft is de ruimte voor het kerstpakket. Vergeet de bijkomende kosten niet, want ook de verzendkosten van de pakketten komen ten laste van de vrije ruimte. Hoe snel het kan oplopen, blijkt uit een eenvoudig voorbeeld. Geef je 25 medewerkers een pakket van 75 euro terwijl de vrije ruimte al op is, dan betaal je over die 1.875 euro alsnog 1.500 euro eindheffing.
Let op de gebruikelijkheidstoets
Niet alles wat binnen de vrije ruimte past, mag je zonder meer aanwijzen. Een vergoeding of verstrekking moet ook gebruikelijk zijn. Dat betekent dat ze niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gangbaar is. Volgens de Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst hanteert de fiscus in de praktijk een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per werknemer per jaar, waaronder de Belastingdienst geen actie onderneemt. Een gangbaar kerstpakket valt daar ruim binnen. Een uitzonderlijk duur pakket dat alleen de directie krijgt, kan wel als ongebruikelijk worden gezien.
Btw en de afrekening na de jaarwisseling
Ook de btw verdient aandacht. Volgens Ondernemersplein mag je de btw op cadeaus voor je personeel aftrekken zolang je per werknemer per jaar niet meer dan 227 euro exclusief btw uitgeeft aan cadeaus en andere extra's. Tel daarom ook eerdere attenties zoals een verjaardagscadeau mee voordat je de btw op het kerstpakket terugvraagt.
Kom je toch boven de vrije ruimte uit, dan reken je de eindheffing over 2026 af via je aangifte loonheffingen. Dat moet uiterlijk in de tweede aangifte van 2027, bij een maandaangifte dus die over februari. Ruimte die je dit jaar niet gebruikt, schuift niet door naar volgend jaar.
Volgend jaar iets meer ruimte
Per 1 januari 2027 stijgt het percentage over de eerste 400.000 euro naar 2,16 procent. Voor het bedrijf uit het voorbeeld groeit de vrije ruimte daarmee naar 15.720 euro. Tegelijk wil het kabinet in het Belastingplan 2027 de aparte belastingvrije personeelskorting op eigen producten afschaffen. Werkgevers die die korting willen behouden, moeten haar dan uit de vrije ruimte betalen. Over die en andere wijzigingen lees je meer in ons artikel over vier wetswijzigingen die werkgevers in Noord-Nederland in 2027 raken. Wie nu een overzicht maakt van alles wat in de vrije ruimte valt, ziet meteen hoeveel er in 2027 nog overblijft voor een kerstpakket of andere extra's.