Zo schrijf je een effectieve vacaturetekst: 11 tips voor HR-professionals in 2026

Een vacaturetekst is vaak het eerste contactmoment tussen een organisatie en potentiële medewerkers. De kwaliteit van die tekst bepaalt niet alleen hoeveel reacties binnenkomen, maar vooral óf de juiste kandidaten zich aangesproken voelen. Toch worden vacatureteksten in de praktijk vaak te algemeen, te lang of te vaag geschreven. Er wordt één algemene lay-out gekozen en vanuit dat punt wordt alles maar gekopieerd en geplakt.

In deze blogpost lees je hoe je als HR-professional een vacaturetekst opstelt die duidelijk, aantrekkelijk en realistisch is, en die bijdraagt aan betere instroom en minder mismatches.

In deze blogpost lees je onder andere:

• Hoe je het doel en de doelgroep van een vacature bepaalt
• Waar een goede functietitel aan moet voldoen
• Hoe je werkzaamheden en functie-eisen helder formuleert
• Waarom transparantie over arbeidsvoorwaarden belangrijk is
• Hoe inclusief en neutraal taalgebruik bijdraagt aan betere werving
• Hoe je de leesbaarheid en vindbaarheid (SEO) van vacatures verbetert
• Waar een goede call to action (CTA) aan moet voldoen

1. Begin met het doel en de doelgroep

Een effectieve vacaturetekst begint niet met schrijven, maar met nadenken. Wie wil je bereiken en wat moet die persoon weten om te besluiten te solliciteren? De inhoud, toon en mate van detail verschillen per doelgroep. Iemand die op zoek is naar een vacature als servicemonteur kijkt anders naar een vacature dan iemand die op zoek is naar een vacature als zorgmedewerker. Elke vacature zou moeten zijn als elke mens: anders.

Houd hierbij rekening met:

• Het ervaringsniveau van de doelgroep
• Wat voor hen doorslaggevend is bij een baan
• Het kanaal waarop de vacature wordt gepubliceerd

2. Kies een duidelijke en herkenbare functietitel

De functietitel is bepalend voor de eerste indruk en voor de vindbaarheid van de vacature. Gebruik functienamen die gangbaar zijn op de arbeidsmarkt en die kandidaten daadwerkelijk gebruiken in hun zoekopdrachten. Stel voor je zoekt iemand die binnen je organisatie de titel zou hebben ‘Learning and Development Growth Executive Specialist’, dan list het onder ‘HR-Medewerker’ of ‘HR / Learning and Development’. Dit zijn veel gangbaardere termen waar daadwerkelijk zoekvolume op zit online.

Vermijd:

• Interne functietitels
• Creatieve of marketinggerichte benamingen
• Onnodige toevoegingen

3. Schrijf een inhoudelijke introductie

De introductie moet de lezer snel duidelijk maken waar de functie over gaat en waarom deze relevant is. In enkele zinnen beschrijf je:

• De kern van de functie
• De context waarin iemand werkt
• De bijdrage van deze rol aan de organisatie

Een goede introductie is informatief en concreet, zonder overdreven enthousiasme of algemene claims. Elk bedrijf is immers ‘het beste bedrijf ooit’ met ‘een geweldige cultuur’; onderscheid jezelf op de inhoud.

4. Beschrijf werkzaamheden en verantwoordelijkheden concreet

Het onderdeel werkzaamheden vormt de kern van de vacaturetekst. Kandidaten willen weten wat zij in de praktijk gaan doen.

Goede richtlijnen zijn:

• Gebruik bulletpoints voor overzicht
• Beschrijf dagelijkse en terugkerende taken
• Wees concreet en feitelijk (vermijd vage titels)
• Beperk het aantal punten tot de kern van de functie

5. Wees realistisch in functie-eisen

Een veelgemaakte fout is het opnemen van een lange lijst eisen die in de praktijk niet allemaal noodzakelijk zijn. Dit kan geschikte kandidaten afschrikken. Van startersfuncties die ‘3–5 jaar ervaring’ vereisen tot developers die ‘front-end en back-end specialisten’ moeten zijn.

Hanteer daarom:

• Een duidelijk onderscheid tussen eisen en wensen
• Alleen vereisten die echt noodzakelijk zijn
• Concrete formuleringen van vaardigheden
• Aandacht voor potentieel en leerbaarheid

6. Laat duidelijk zien wat je te bieden hebt

Een vacaturetekst is geen eenrichtingsverkeer. Kandidaten willen weten wat zij kunnen verwachten van de functie en de organisatie. Vooral in de huidige arbeidsmarkt, waar werknemers steeds moeilijker zijn om aan te trekken, is dit een must.

Dit gedeelte kan bestaan uit:

• Inhoudelijke uitdaging en verantwoordelijkheden
• Ontwikkeling- en opleidingsmogelijkheden
• Mate van zelfstandigheid en invloed
• Arbeidsvoorwaarden
• Flexibiliteit en werk privébalans

Sommige mensen hebben een grote behoefte aan thuiswerken in de hedendaagse arbeidsmarkt. Vooral binnen deze beroepen is thuiswerken populair, pas je tekst dus hier ook op aan!

7. Gebruik inclusief en neutraal taalgebruik

De manier waarop een vacature is geformuleerd, bepaalt wie zich aangesproken voelt. Inclusief taalgebruik vergroot de diversiteit in reacties. Daarnaast is het niet toegestaan om op bepaalde factoren, zoals leeftijd en gender, je sollicitatieproces in te richten.

Let onder andere op:

• Genderneutrale formuleringen
• Het vermijden van stereotyperingen
• Focus op vaardigheden in plaats van achtergrond
• Het voorkomen van onbedoelde uitsluiting

8. Zorg voor goede leesbaarheid

Veel kandidaten scannen een vacaturetekst in korte tijd. Leesbaarheid is daarom essentieel.

Houd rekening met:

• Korte alinea’s
• Duidelijke koppen
• Eenvoudige en actieve zinnen
• Een logische opbouw van de tekst

Zorg dat de tekst ook op mobiel goed leesbaar is. Ruim 60–65% van alle online traffic was mobiel vorig jaar.

9. Vergroot de vindbaarheid van je vacature (SEO)

Een goede vacaturetekst moet niet alleen inhoudelijk sterk zijn, maar ook gevonden worden.

Belangrijke aandachtspunten:

• Gebruik relevante zoekwoorden in titel en tekst, maar overdrijf ze niet
• Benoem locatie en functieniveau
• Gebruik termen die kandidaten daadwerkelijk zoeken (zie ook punt 2)
• Vermijd overmatig vakjargon

10. Sluit af met een duidelijke call to action

De afsluiting moet helder maken wat de volgende stap is.

Zorg dat duidelijk is:

• Hoe iemand kan solliciteren
• Vóór welke datum dit kan
• Wat kandidaten daarna kunnen verwachten
• Wie zij kunnen benaderen voor vragen

Een duidelijke call to action verlaagt de drempel om te reageren.

11. Controleer en optimaliseer

Neem de tijd om de vacaturetekst te controleren voordat deze wordt gepubliceerd.

Controleer onder andere:

• Helderheid en volledigheid
• Aansluiting bij de doelgroep
• Overbodige herhaling of vaag taalgebruik

Analyseer na publicatie het aantal en de kwaliteit van reacties en stuur waar nodig bij.

Alles kort op een rijtje

Een goede vacaturetekst is helder, realistisch en doelgroepgericht. Door bewust aandacht te besteden aan inhoud, structuur, taalgebruik en vindbaarheid, vergroot je als HR-professional de kans op geschikte kandidaten en een succesvolle werving.

BRON: Thrive