Vacature Managementassistent

Managementassistent in Assen

Ben jij de nauwkeurige spil die contracten, facturen en leveranciers tot in de puntjes beheert en daarnaast twee managers ondersteunt? Als managementassistent van onze Facilitaire Dienst & afdeling Informatisering & Automatisering ben jij degene die het administratieve hart van de afdelingen draaiende houdt.

Waarom jij bij ons wil werken

• Flexibiliteit en ruimte om je eigen werk in te richten.
• Ontwikkelmogelijkheden: je krijgt volop mogelijkheid om vernieuwend bezig te zijn in jouw vakgebied.
• Werken in een informele en menselijke sfeer en een niet-hiërarchische omgeving.

Wat ga jij doen?

Als managementassistent ben je de administratieve spil van de afdeling. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn het contractbeheer en de factuurcontrole: je pluist facturen tot op de bodem uit, houdt het contractbeheersysteem actueel en plant de leveranciersbeoordelingen in. Nauwkeurigheid is hierbij essentieel; een goed lopend contractbeheer is van groot belang voor de organisatie. Jij bent degene die dat bewaakt.

Daarnaast ondersteun je het hoofd van de Facilitaire Dienst en het hoofd van de afdeling Informatisering & Automatisering, onder andere met agendabeheer. Je handelt schademeldingen en verzekeringszaken af, bent de eerste schakel met HR voor de afdeling en fungeert als vraagbaak voor de medewerkers van de Servicedesk. Bij projecten binnen deze afdelingen notuleer je af en toe. Je bent geen secretaresse, maar vindt het geen probleem om dit incidenteel op te pakken.

Het is een zelfstandige solo-ondersteuningsrol met veel eigen verantwoordelijkheid. Je wordt de eerste weken ingewerkt door je voorganger, die na een lang dienstverband met pensioen gaat, zo krijg je alle kennis en inzicht uit de eerste hand mee.

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen de € 3.560,- tot € 4.716,- o.b.v. 36 uur per week, volgens cao GGZ FWG 50.
• In mei krijg je je vakantietoeslag (8,33%) en in december de eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband.
• Per kalenderjaar 166 uren verlof en 35 uren in de vorm van een levensfasebudget (op basis van 36 uur per week).
• Hybride werken is bij ons gebruikelijk, er is in overleg veel mogelijk. Er is een thuiswerkvergoeding.
• Er is veel aandacht voor balans en vitaliteit. Bijvoorbeeld een fietsplan, bedrijfsfitness en een jaarlijks balansbudget (€1.000 bruto, naar rato) dat je kunt inzetten voor een opleiding, verlof of extra salaris.

Wie ben jij?

• Je beschikt over mbo+/hbo- werk- en denkniveau en bent administratief goed onderlegd.
• Je hebt enkele jaren relevante werkervaring en bent gewend om met systemen te werken; ervaring met Topdesk, AFAS of een contractbeheersysteem is een pre.
• Je bent uiterst nauwkeurig, integer en betrouwbaar. Jij bent degene bij wie de puntjes op de i staan.
• Je bent proactief en een verbinder: als iets niet klopt, durf jij erachteraan te gaan en onderneem je actie.
• Je bent in staat om snel te schakelen, behoudt overzicht en kunt goed prioriteiten stellen.

Enthousiast? Laat van je horen!

Je kunt tot en met dinsdag 6 oktober solliciteren. De gesprekken staan gepland op dinsdag 13 oktober.

Heb je vragen over de functie? Bel gerust met Alice Gerkes (0686810131) voor meer informatie over de inhoud en dynamiek van deze rol. Of neem contact op met Wim Haak, Hoofd Huisvesting Facilitair Inkoop (06-59819206), of John Kuin, hoofd I&A (06-25009104).

Het aanleveren van een verklaring omtrent gedrag (VOG) is onderdeel van ons indiensttredingsproces. De kosten hiervoor vergoedt Accare.